AUTORIZACIÓN DE MANEJO Y TRÁMITE DE DATOS
Autorizo a MISTER FOX GROUP SAS BIC para realizar cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos aquí consignados, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos, tendientes a la prestación efectiva de sus servicios de clases de español y sus actividades complementarias, así como para la facturación y comercialización de los demás productos que MISTER FOX GROUP SAS BIC ofrece a sus usuarios, lo anterior conforme a la Política de tratamiento de datos personales publicada en la página web https://mrfoxspanish.com y abuso de privacidad que dispone el responsable del tratamiento y los derechos como titular, conforme a los establecido en la ley 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo modifiquen y/o adicionen.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
2. INTRODUCCIÓN
La Constitución Política de la República de Colombia en su artículo 15, establece el derecho de toda persona de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, asimismo, el derecho que le asiste de respetar la libertad y demás garantías constitucionales en la recolección, tratamiento, y circulación de datos. Mediante la ley 1581 del 17 de 2012, el congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros. Además, mediante la ley 2300 del 10 de julio de 2023, “por medio del cual se establecen medidas que protejan el Derecho a la intimidad de los consumidores”, el Congreso de la Republica dispuso medidas especiales para las actividades de cobranza, prospección comercial y obtención de autorizaciones para contactar consumidores. La empresa MISTER FOX GROUP S.A.S BIC en procura de garantizar la privacidad y la seguridad de sus estudiantes, clientes, proveedores, empleados y terceros en general y como responsable del tratamiento de datos personales obtenidos en todo lo descrito en su objeto social y en ejercicio de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, se permite regular la siguiente política de tratamiento de datos personales, buscando garantizar la protección de los derechos fundamentales en su tratamiento.
3. OBJETIVO
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, y el Decreto 090 de 2018 y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de Protección de Datos Personales y que busca garantizar que la sociedad MISTER FOX GROUP S.A.S BIC en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el Tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asisten.
4. DESTINATARIOS
De la presente política serán destinatarios:
• Los usuarios: Personas que hayan realizado cualquier registro de datos personales para efectos de obtener servicios o beneficios con la Empresa.
• Trabajadores y Colaboradores: Persona natural, cualquiera que sea su cargo que se encuentre vinculada mediante contrato de pasantía, contrato laboral a término definido o indefinido con Mister Fox.
• El Proveedor: Persona Natural o Jurídica que suministre bienes o servicios a Mister Fox por medio de órdenes de compra o servicios.
• Los Contratistas: Personas naturales o jurídicas que presten sus servicios bajo cualquier tipo de modalidad contractual.
• Miembros de Junta Directiva y Otros: Cualquier persona natural o jurídica con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
Las demás personas que establezca la ley. Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todos los antes señalados, en especial los administradores del manejo de bases de datos de la empresa MISTER FOX GROUP S.A.S BIC, que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente (consultas o reclamo) de información relacionadas con la ley de protección de datos personales y la ley 2300 del 10 de julio de 2023.
5. ALCANCE
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de la sociedad MISTER FOX GROUP S.A.S BIC cumplirá con los siguientes alcances:
5.1. Dar cumplimiento a las normas establecidas en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.
5.2. Realizar un tratamiento adecuado de los datos personales, dando cumplimiento a los deberes como responsable y garantizando los derechos de los titulares del objeto social de la empresa.
6. OBLIGATORIEDAD
Esta política es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los empleados de MISTER FOX GROUP S.A.S BIC, los contratistas y terceros que obran en nombre de MISTER FOX GROUP S.A.S BIC. En los casos en los que no existan vínculos laborales se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de MISTER FOX GROUP S.A.S BIC se obliguen a cumplir con esta política. El incumplimiento de esta política originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a MISTER FOX GROUP S.A.S BIC por el incumplimiento de esta política o el indebido tratamiento de datos personales. En materia laboral se dará aplicación a lo establecido en el artículo 62 numeral 6 del Código sustantivo del trabajo.
7. DEFINICIONES
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. • Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
• Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla.
• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
• Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.
• Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento; puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de las bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.
• Titular del dato: Es persona natural a que se refieren los datos.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
8. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
• Principio de no intromisión: los datos personales asociados con finalidades de prospección comercial y cobranza de obligaciones se cumplirán con los estándares dispuestos en la ley 2399 del 10 de julio de 2023 y los decretos que la reglamente.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error.
• Solicitar supresión de sus datos cuando considere que ya no son necesarios para los fines para los que se recopilaron.
• Revocar su consentimiento cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Mister Fox.
10. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, está prohibido el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c. d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; Mister Fox informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.
11. INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA
Mister Fox Group S.A.S Bic, recolecta información de sus usuarios, trabajadores, proveedores, contratistas, miembros de junta directiva, especialmente en los siguientes casos y no sin antes solicitar la autorización expresa para la recolección y el tratamiento, así:
1. Siempre que el Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. Cuando el usuario utiliza servicios o realiza trámites con los cuales se recopila nombre y apellidos, número de identificación o pasaporte, correo electrónico, número telefónico, número de WhatsApp, Dirección permanente o temporal.
3. Cuando el titular formula una petición, queja o reclamo es posible que se le solicite información personal.
4. Cuando un colaborador o un aspirante a un cargo suministra información personal a Mister Fox por medio de su Curriculum Vitae.
5. Asistencia a capacitaciones desarrolladas por Mister Fox.
PARÁGRAFO: Los datos personales sobre los cuales trata esta política obedecen estrictamente a los recolectados por medio de los canales oficiales asociados a: sistemas de información corporativos, cámaras de seguridad de propiedad de la empresa, registros fotográficos, encuestas, emails, sistemas de atención al cliente virtuales o telefónicos, formularios de asistencia y capacitación y los demás que sean necesarios para el cumplimiento del objeto misional de la empresa.
12. USO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
La información personal recopilada se utilizará para los siguientes fines:
• Administración académica y registro de estudiantes.
• Comunicación sobre cursos, eventos y actividades relacionados con la escuela.
• Envío de información relevante para su estadía y estudio en Colombia. • Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.
13. CONSULTAS
Todas las consultas que realice el titular o sus causahabientes para conocer sus datos personales que reposen en Mister Fox Group S.A.S Bic se canalizarán a través de [email protected]. Es necesario dejar prueba de lo siguiente:
o Fecha de recibo de la consulta
o Identidad del solicitante
Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará la información sobre datos personales que sea requerida. La contestación deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD
Mister Fox Group S.A.S Bic asegurará que, en el manejo de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respete sus derechos fundamentales, así como garantizará que dicha información sea utilizada respondiendo a su interés superior, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Derecho 1337 de 2013 así:
• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 15 81 de 2012 y en el Decreto 1337 de 2013.
15. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
MISTER FOX GROUP S.A.S BIC pone a disposición y conocimiento del titular del dato su Aviso de Privacidad en las zonas de recepción y Atención al Cliente de todas sus Oficinas. (Ver Anexo No 1. Aviso de Privacidad). Se conserva el modelo del aviso de privacidad que se pone en conocimiento a los Titulares de la información mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven, caso en el cual aquel deberá reunir la siguiente información:
a.- La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b.- El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c.- Los derechos del titular.
d.- Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
e.- El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
16. RECLAMOS
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política. Todos los reclamos se canalizarán a través de [email protected], quien enviará el mismo a quien sea competente para su resolución. Si la persona competente es un tercero se le correrá traslado del mismo por el término de dos (días) hábiles e informará de la situación al interesado.
Para la atención de los mismos es necesario que el Titular del dato presente una solicitud en la cual se indique lo siguiente:
o Identificación y dirección del Titular
o Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
o Documentos que el titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional)
Mister Fox Group S.A.S Bic dispondrá de una base de datos para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente:
o Fecha de recibo del reclamo
o Nombre de la persona de Mister Fox Group S.A.S Bic de dar respuesta al reclamo
o Nombre y dirección del titular o de quien realice el reclamo
o Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
o Documentos que el titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional)
Si el reclamo del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
MISTER FOX GROUP S.A.S BIC implementa medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos personales contra el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración y la destrucción. MISTER FOX GROUP S.A.S BIC, está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.
18. PETICIÓN DE SUPRESIÓN DE DATOS
Al titular de los datos personales le asiste el derecho de solicitar a MISTER FOX GROUP S.A.S BIC la supresión de aquellos (eliminación), en cualquiera de los siguientes eventos:
a.- Considere que los datos suministrados no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
b.- Considere el titular que actualmente no son necesarios o pertinentes para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados.
c.- Se encuentre superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MISTER FOX GROUP S.A.S BIC, sin embargo éste derecho del titular no es absoluto y en consecuencia, MISTER FOX GROUP S.A.S BIC podrá negar su ejercicio en las siguientes circunstancias:
a.- Cuando el titular tenga un deber legal o contractual que obligue a MISTER FOX GROUP S.A.S BIC a dar permanencia a los datos informados por el titular en su base de datos.
b.- Cuando la eliminación de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a procedimientos fiscales, investigación criminal adelantada por cualquier órgano o dependencia del orden Nacional y, que impliquen sanciones económicas o privativas de la libertad.
c.- Cuando los datos o la información suministrada por el titular, se considere necesaria a fin de proteger los intereses jurídicamente tutelados, y que impliquen la realización de una función en virtud del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular y sobre la que recaigan posibles sanciones para la responsable del manejo de la información, en éste caso MISTER FOX GROUP S.A.S BIC.
19. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 20 de septiembre de 2023 y entra en vigencia a partir del día 1 de enero de 2024. Esta Política de tratamiento de datos personales está sujeta a actualizaciones periódicas. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política se informará a través de la dirección electrónica https://mrfoxspanish.com/.
Le recomendamos que revise esta política con regularidad para estar al tanto de cualquier cambio.
Gerencia de MISTER FOX GROUP S.A.S BIC
Ver Anexo No 1. AVISO DE PRIVACIDAD
El presente documento constituye el Aviso de Privacidad mediante el cual se informa al titular, la existencia de las Políticas de Tratamiento de la Información que han sido adoptadas por MISTER FOX GROUP S.A.S BIC que cuenta con su sede principal en la CALLE 8 BIS Nro. 15-30 – Los Alpes, municipio de Pereira, Risaralda, en su condición de responsable y encargado del tratamiento de datos personales, dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el decreto 1377 de 2013, “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”, se permite informar lo siguiente:
1. Cuenta con la Política de Tratamiento de Información que puede consultarse en la página web www.mrfoxspanish.com
2. La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece los siguientes derechos de los titulares de datos personales:
• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a MISTER FOX GROUP S.A.S BIC
• Solicitar prueba de la autorización otorgada por MISTER FOX GROUP S.A.S BIC.
• Ser informado por MISTER FOX GROUP S.A.S BIC respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o encargado del Tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
3.- Para la atención de consultas y reclamos las personas autorizadas pueden hacerlo telefónicamente o por escrito, teniendo en cuenta lo siguiente: [email protected]
4. MISTER FOX GROUP S.A.S BIC se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, unilateralmente la Política de Tratamiento de la Información y el Aviso de Privacidad; en caso de cambios sustanciales en su contenido comunicará a través de la página web o los medios que considere pertinentes los cambios antes o a más tardar al momento de su implementación.